Nem sempre a contabilidade é um campo de sonho, mas ela é essencial na vida de todos. É ainda mais importante quando você empreende e trabalha por conta própria. Qualquer empresa, seja qual for a sua dimensão, deve ter uma conta bancária, processar todos os documentos comprovativos de receitas e despesas, emitir nota fiscal e compreender o funcionamento da administração fiscal e tributária.
Segundo dados do Ministério da Economia, em 2022 o Brasil registrou a abertura de 3.838.063 novas empresas e o fechamento de 1.695.763 empreendimentos, ficando com um total de 20.191.290 empresas ativas. Um número impressionante e que mostra que nunca a contabilidade foi tão necessária para tantos novos empreendedores.
Quer se trate de uma atividade comercial ou de abordagens liberais, todos os empresários ou microempresários devem, portanto, conviver com os números, a faturação, o livro de receitas e os balanços contábeis. Esse é o seu caso? Você é um microempreendedor e não sabe mais o que fazer? Ou está criando o seu próprio negócio agora e está perdido?
Fique tranquilo, a contabilidade de um negócio autônomo pode ser bem simples. No entanto, existem certas obrigações que deve estar atento e conhecer para que a sua atividade profissional esteja em ordem. Isso te interessa? Aqui estão as nossas dicas do que pode te ajudar a estar sempre de acordo com a lei.
Contabilidade e trabalho autônomo: emitir e enviar notas fiscais aos clientes
Um dos maiores medos dos empreendedores ou de quando se trabalha por conta própria são certamente as contas. Quando se é assalariado, você sabe o valor que terá ao final do mês na conta para pagar suas dívidas e comprar os itens básicos do mês. Já quando se é empreendedor, sua renda ao fim do mês pode variar muito, conforme a sazonalidade do seu negócio. Mas há uma cartilha básica para expandir seus negócios e tornar a sua contabilidade o mais bem-sucedida possível.
Mas se as notas fiscais são um passo básico para um empresário, existem certas informações obrigatórias a incluir nas mesmas, bem como alguns detalhes clássicos que é sempre bom saber.
Em primeiro lugar, é bom salientar que as notas, faturas ou cupons fiscais devem ser sempre fornecidas a um cliente, independentemente do tipo de serviço ou produto comercializado. Parece óbvio, mas é a máxima de que o óbvio também deve ser dito. Não pode existir qualquer pagamento ou transação financeira sem um documento fiscal que o suporte.
Em segundo lugar, cada nota fiscal deve incluir algumas informações essenciais. Entre essas informações estão:
- Data de emissão do documento
- Número do seu CNPJ
- O nome e endereço da sua empresa
- O valor dos itens ou serviços fornecidos
- O nome, CPF e endereço do cliente
- O número da nota fiscal ou documento fiscal válido
- A descrição dos itens ou serviços
- Os impostos devidos
Outro complicador no Brasil é a complexa legislação tributária e a quantidade de impostos. Até que a nova legislação tributária seja efetivamente aprovada e entre em vigor, há uma série de impostos (federais, estaduais e municipais) que se deve ter em conta. A não ser que sua empresa seja uma ME (Microempresa) ou uma EPP (Empresa de Pequeno Porte) e se beneficie do Simples Nacional, você deve entender um pouco do universo tributário que inclui, PIS, COFINS, Contribuição Social, ICMS, ISSQN, Imposto de Renda e outros tributos.
O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido previsto na Lei Complementar nº 123, de 14/12/2006. É um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Caso sua empresa enquadre-se no regime do Simples Nacional, certamente sua vida será bem mais "simples", como o nome mesmo diz.
Essa modalidade simplificada abrange todos os entes federados, facilitando assim a retenção dos impostos, já que abrange os seguintes tributos: IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, COFINS, IPI, ICMS, ISS e a Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a cargo da pessoa jurídica (CPP).
Há também outra modalidade conhecida como MEI (Microempreendedor Individual). Esse caso beneficia-se do Simei. A contabilidade de um MEI tem algumas facilidades. À diferença do que ocorre com os demais optantes pelo Simples Nacional, o optante pelo Simei é isento dos seguintes tributos:
- IRPJ
- CSLL
- Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins e IPI (exceto se incidentes na importação)
- Contribuição previdenciária patronal (exceto se contratar empregado)
Assim como acontece com a opção pelo Simples Nacional, a opção pelo Simei não exclui a incidência de outros tributos, como o IOF, Impostos sobre a Importação e Exportação, Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins e IPI incidentes na importação, ITR, Imposto de Renda, relativo aos rendimentos ou ganhos líquidos auferidos em aplicações de renda fixa ou variável, bem como relativo aos ganhos de capital
auferidos na alienação de bens do ativo permanente, ou relativo aos pagamentos ou créditos efetuados pela pessoa jurídica a pessoas físicas, FGTS, Contribuição previdenciária relativa ao empregado. A opção pelo Simei também não é suficiente para dispensar a obrigatoriedade de reter IRPJ, CSLL, Contribuição para o PIS/Pasep e Cofins, conforme a legislação federal de regência desses tributos.
Fique atento às alterações da legislação tributária que devem ocorrer no ano de 2023 e promete facilitar e unificar os impostos. Caso nada disso pareça muito trivial, procure um curso de contabilidade básica ou aulas particulares de contabilidade para te ajudar a compreender melhor as contas do sem empreendimento.
Outra questão que se deve ter em atenção é que uma nota fiscal deve ser guardada por pelo menos 5 anos a partir da sua data de emissão. Tenha em conta que você precisa de espaço para o armazenamento dessas notas, seja ele físico ou virtual no caso das notas eletrônicas.
Por sorte, atualmente podemos contar com ferramentas e softwares que podem facilitar e muito a nossa vida. Os sistemas contábeis já possuem preços mais acessíveis e vão te ajudar muito na digitalização do seu negócio. Além disso, você pode armazenar seus dados na cloud ou nuvem, evitando a impressão de documentos. É uma economia de espaço físico e uma maneira segura de cumprir as suas obrigações!
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Contabilidade e Empreendedorismo: as obrigações contábeis
Quer se trate de uma atividade comercial, de profissões liberais ou ainda de serviços mais tradicionais, quando se é empresário por conta própria e emite fatura ou notas fiscais para clientes, muitas vezes é essencial saber o básico de contabilidade. Isso porque há algumas obrigações contábeis que devem ser cumpridas, mesmo se tratando de uma pequena empresa.
Graças a digitalização e a tecnologia, hoje já não é necessário ter livros e mais livros contábeis impressos. A Escrituração Contábil Digital que é uma parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) contábil veio para substituir esses livros impressos e é obrigatório para as empresas enquadradas tanto no Lucro Real como no Lucro Presumido. Para MEI essa escrituração não é obrigatória, mas caso a sua empresa seja um pouco maior, você vai precisar se atentar a essa questão.
O envio do arquivo de forma eletrônica facilita bastante a vida das empresas, já que evita a necessidade de livros impressos e registrados em cartórios. Foi criado com a finalidade de reduzir o Custo Brasil e promover a modernização dos processos de intercessão entre a administração pública e as empresas.
Outra obrigação de todas as empresas, com exceção dos MEI (Microempreendedores Individuais) é a apresentação do Balanço Patrimonial. Essa é uma demonstração contábil completa da situação da empresa, onde irá constar os bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido. O Balanço Patrimonial é uma obrigação anual das empresas.
Empreender: contabilidade e registro das compras
Se sua empresa vende produtos, certamente ela compra matérias primas ou produtos prontos de outras empresas para posterior revenda. Se esse for o seu caso, é preciso entender sobre o registro das compras e quem sabe até sobre o controle de estoque.
Mesmo que seu empreendimento se beneficie do regime simplificado, não deixa de ser uma empresa com obrigações que devem ser reguladas como um relógio para que tudo flua da melhor maneira possível. Os constrangimentos contábeis também fazem parte do trabalho, sim!
Assim, o registro de compras, como o próprio nome sugere, é um documento ou nos casos atuais um sistema onde constam todas as compras relacionadas com a atividade profissional. Deve ser guardado da mesma forma que as vendas realizadas: cronologicamente, pois não será modificado.
Também faz parte do fecho de contas anual, devendo também incluir as várias modalidades de pagamento, acompanhado do comprovativo de compra. O suficiente para adotar novos reflexos no caixa de uma loja!
O registro de compras deve, assim, incluir informações básicas como a data da compra, a sua referência, o nome do fornecedor, o valor, a forma de pagamento ou a natureza da compra. Por mais que o esquema do auto empreendedor seja simples, ainda há coisas para saber... e fazer!
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Contabilidade e trabalho independente: devo abrir uma conta bancária dedicada?
Uma das perguntas mais recorrentes entres os Microempreendedores é se ele precisa ou não abrir uma conta bancária. Inicialmente, um MEI não precisa de uma conta Pessoa Jurídica, já que o processo de abertura de uma MEI veio para facilitar a regularização de trabalhadores informais ao máximo, evitando assim algumas burocracias.
Mas o fato de não ser obrigatório não impede que você tenha uma Conta Corrente vinculada ao seu novo CNPJ. Isso pode ser essencial para que você separe a sua contabilidade de Pessoa Física da sua contabilidade de Pessoa Jurídica e ganhe muito em organização das suas contas.
Além disso, algumas empresas, ao contratarem os seus serviços ou comprarem seus produtos, vão sempre preferir realizar o pagamento para uma conta de Pessoa Jurídica. Ter uma conta específica para o seu negócio pode gerar maior credibilidade.
Se você não se enquadra como um MEI e sim como uma ME ou uma EPP a coisa já muda de figura, pois obrigatoriamente você precisa de uma conta bancária exclusiva aos seus negócios e uma contabilidade organizada. Essa conta deve servir também para registrar todos os movimentos financeiros da sua empresa.
Fique atento, pois a não criação de uma conta bancária exclusiva para os seus negócios pode gerar multas, e certamente você não quer cair nessa armadilha.
Contabilidade e trabalho autônomo: seja organizado
Por fim, se não é uma obrigação, a organização rapidamente apercebe-se como essencial quando se tem um negócio (independente da sua dimensão). Um software contábil pode auxiliar nessa organização. A organização pode rapidamente revelar-se uma aliada da sua nova empresa ou seu novo negócio. Quando há falta dela, o estrago pode ser sentido rapidamente.
É por isso que é importante garantir sempre a regularidade na contabilidade, na compra de mercadorias etc. Uma regularidade, que idealmente vem acompanhada de uma certa antecipação, para não ficar sem determinados produtos, ou ter de entregar um serviço de um dia para o outro, ou atrasar as suas entregas por falta de material.
Dê uma boa olhada em sua agenda, crie uma se você ainda não tiver, e você ficará bem! Além disso, embora um micro empreendimento não exija algumas obrigações contábeis complexas de uma grande empresa, lembre-se de recalcular tudo, para não errar. Dê um passo para trás nas quantias que está somando e pergunte a si mesmo se tudo faz sentido. Às vezes pode salvar um dia!
Por fim, no âmbito da criação de uma empresa, é muito útil enquadrar-se ao Simples Nacional ou ao Simei (que lhe permite beneficiar de uma redução da taxa de impostos nas suas declarações). Pense bem, sempre vale a pena aproveitar!
Entenda, se o sistema do microempreendedor é vantajoso em muitos pontos, envolve pequenas restrições que, juntas, farão de você o empresário perfeito! Agora é com você!
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