Quando você tem uma microempresa individual, o faturamento, a tributação e o fluxo de caixa são assuntos reais que nem todos entendem naturalmente. Na microempresa, muitas vezes a contabilidade é simplificada, comparada a uma grande empresa. No entanto, ela existe, e é preciso saber gerenciá-la corretamente.
Segundo informações do Sebrae, o número de MEIs já chega perto dos 15 milhões e compõem a maioria das empresas no Brasil, cerca de 74% do total de empresas formais são microempreendedores. É mesmo um número impressionante.
Mesmo com um regime simplificado, a partir do momento em que você começa a empreender, há uma série de itens que antes você provavelmente desconhecia e que agora vai precisar se atentar. Procurar uma aula particular de contabilidade ou investir em um curso básico de contabilidade pode ser o seu primeiro pensamento. Mas calma, com algum estudo, esforço e dedicação, você pode dar conta desse recado, pelo menos no início, quando ainda não tem um faturamento tão elevado.
Fique tranquilo e não entre em pânico. Se você acha que ainda não tem todas as saídas para ser um empreendedor de sucesso, aqui vão as nossas dicas para uma boa gestão dos negócios!
Saiba tudo o que precisa para fazer a sua própria contabilidade
Nem sempre a contabilidade é uma área sonhada por muitas pessoas, mas ela é essencial na vida de todos, principalmente daqueles que resolvem empreender.
E quase 15 milhões desse total de empresas é composto por microempreendedores. E a contabilidade nunca foi tão necessária para tantas pessoas.
Apesar da contabilidade de uma microempresa ter uma legislação específica e bastante simplificada, há uma série de obrigações que você deve estar atento quando resolve formalizar a sua atividade.
A primeira delas é a emissão de NFS-e ou a nota fiscal eletrônica. Apesar de ser um passo básico para os empresários, algumas pessoas desconhecem as informações obrigatórias que devem constar nesses documentos. Por isso, tome nota desses pontos:
- Data de emissão do documento
- Número do seu CNPJ
- O nome e endereço da sua empresa
- O valor dos itens ou serviços fornecidos
- O nome, CPF e endereço do cliente
- O número da nota fiscal ou documento fiscal válido
- A descrição dos itens ou serviços
- Os impostos devidos
A segunda questão importante quando se é um microempreendedor é realizar o pagamento mensal da guia DAS. É essa guia que vai permitir ao microempresário ter acesso aos benefícios do INSS como licenças e aposentadoria. Além de ser essa guia que garante que a sua empresa está em dia com a Receita Federal.
Um outro ponto importante é estar sempre atualizado das alterações que podem impactar de alguma forma sua nova empresa. Está em andamento, por exemplo, a reforma tributária. Fique atento se essas alterações na lei terão algum impacto ou alteração na sua realidade atual.
Apesar de um MEI não ter obrigatoriamente que ter um contador, é essencial que você saiba pelo menos o básico de contabilidade. Entenda um pouco sobre débito, crédito, receitas, despesas, fluxo de caixa, patrimônio e fecho de contas anual. Um MEI não precisa apresentar um Balanço Patrimonial, mas precisa apresentar o fechamento anual das suas contas, mesmo que de maneira mais simplificada.
Registre também todas as suas compras e vendas, em ordem cronológica. Mantenha arquivo dos seus documentos fiscais, seja organizado e diligente. Garanta a regularidade da sua contabilidade.
Tenha uma conta bancária específica para a sua empresa. Apesar de não ser uma obrigação, é uma boa prática e uma mais valia. Ter separado a conta da sua empresa da sua conta pessoa física, além de proporcionar um melhor controle, vai gerar mais credibilidade ao seu negócio, principalmente quando o seu cliente for outra empresa.
Facilidades da contabilidade de um MEI
A partir do momento em que você resolve trabalhar por contra própria e formalizar o seu negócio com a abertura de uma microempresa, conceitos como contribuições previdenciárias, tributos, encargos, balanço e demais conceitos contábeis podem se tornar um verdadeiro fantasma.
Entretanto, quando se trata de um MEI (Microempreendedor Individual) há algumas vantagens e facilidades se comparado a uma empresa maior.
A partir do momento em que você resolve ser um profissional autônomo, certamente você está a apostar na liberdade. E essa liberdade deve estender-se na hora de fazer suas contas e declarar o seu faturamento.
Uma das grandes facilidades da legislação por trás do MEI é o fato de não ser necessário ter um contador inscrito no Conselho dos Contadores para apresentar suas contas anualmente. Quando se está iniciando um novo negócio é bom ter a possibilidade de economizar no que for possível.
A partir do momento em que você se cadastra como MEI, você tem a opção de abrir uma conta de pessoa jurídica, além de ter direito aos benefícios sociais como aposentadoria, salário maternidade e auxílio-doença.
Outra facilidade é não ter que se preocupar com o recolhimento de uma série de impostos, já que um microempreendedor só precisa pagar uma guia única mensal, chamada de DAS, que constitui à 5% do salário mínimo, mais R$ 1,00 de ISS no caso de serviços e R$ 5,00 de ICMS caso atue com vendas de produto. Essa única guia engloba todos os impostos devidos para essa modalidade de empresa.
Outra vantagem, é que você pode trabalhar de carteira assinada, no regime CLT e abrir um MEI, como uma renda extra. Mas atenção, ao se tornar MEI, caso seja desligado do seu emprego, perde o direito ao seguro-desemprego, já que a sua empresa é considerada uma fonte de renda. Tenha em atenção se o seu contrato de trabalho não possui cláusulas que impeçam essa nova modalidade de renda.
Controle a sua contabilidade sendo autônomo
Entre impostos, faturas, boletos, notas fiscais e guias, nem sempre é fácil manter a contabilidade quando se trabalha por conta própria. Mas certamente não é algo impossível. Para isso é fundamental saber gerir não apenas o seu dinheiro, mas a forma como é faturado, como é gasto, como é contabilizado.
Para conseguir realizar o controle contábil da sua empresa, há alguns pontos básicos que você precisa se atentar:
Planejamento
Estudo
Organização
A unificação dos encargos em uma guia única mensal é certamente um facilitador para quem não teve uma aula particular de contabilidade ou nunca tenha feito um curso de contabilidade básica.
Para emitir notas fiscais, você pode contar com um software de faturamento. Existem opções gratuitas no mercado como o programa do Sebrae para emissão de notas, o NFe+, o NotaSoft e alguns outros. No final de 2022, o Governo Federal em parceria com o Sebrae lanço também um aplicativo de celular que já permite emitir nota através de um smartphone.
Outro ponto importante para conseguir gerenciar a sua contabilidade de maneira autônoma é ter as contas regulares e organizadas. Um acompanhamento contínuo vai permitir que você perceba melhor o seu faturamento. Guarde sempre os documentos importantes de forma organizada, de modo que você consiga localizar o que precisa rapidamente. Tenha um backup dos seus dados para não perder as informações importantes.
Em resumo, quanto mais claro, rigoroso e organizado você for, mais simples serão as coisas para você ao final de cada mês ou principalmente ao final do ano fiscal.
Tenha sempre um registro de todas as suas compras e vendas. Entenda o seu custo de produção para conseguir precificar o seu produto.
Faça uma conta bancária específica para a sua empresa. Isso vai facilitar muito o seu controle financeiro e também contábil. A abertura de uma conta pessoa jurídica também vai te dar maior credibilidade e possibilidade de vender para outras empresas.
Por fim, reserve um tempo para quando for fazer a sua contabilidade. Esteja em um ambiente tranquilo, sem agitação e pressão a sua volta.
Softwares e aplicativos para facilitar sua vida de empreendedor
Dentro das inúmeras coisas que você precisa lidar quando resolve abrir uma empresa, está a tão temida contabilidade. Fazer aulas particulares de contabilidade básica pode ser um passo importante para te ajudar com as contas.
Se um curso básico de contabilidade não está nos seus planos, um software contábil pode te ajudar com as contas e ser muito útil.
Mas por que usar um software de contabilidade? A administração de uma MEI é relativamente simples, como já foi dito. Com um pouco de estudo, organização e conhecimento, fica mais fácil não cometer nenhum deslize. Entre outras coisas, um sistema informático vai te ajudar a não cometer erros, a emitir notas fiscais, a controlar melhor seus custos e a controlar seu estoque.
Então, se seu orçamento permite o pagamento de um software, não hesite em fazer esse investimento. Se o orçamento inicial da sua empresa ainda não permitir, saiba que há opções gratuitas para quem está começando.
Entre os softwares gratuitos estão:
- ERP Lite Free
- SIGE Lite
- Oddo
Há também opções pagas, mas algumas com um valor bem acessível:
- Bling
- Nibo
- e-Contab
- SAGE
- Qipu
Com esses programas informáticos ficará muito mais fácil entender o seu ativo, passivo, contas de clientes, contas de fornecedores, patrimônio e outros conceitos contábeis importantes em uma empresa.
Além dos softwares acima, há também alguns aplicativos de celular que podem te ajudar muito. Entre eles está o MEI, que permite por exemplo a emissão da DAS para pagamento. O app MaisMei permite emitir notas fiscais e fazer a declaração DASN anual. O aplicativo Guiabolso pode te ajudar no controle das suas finanças. O WhatsApp Business também é uma ferramenta essencial para uma pequena empresa. O Canva pode te ajudar a criar uma logomarca ou fazer posts personalizados para o seu Instagram. Por fim, o app NFS-e Mobile, lançado em 2022 e que permite a emissão de nota fiscal de serviço eletrônica.
Mesmo sem um curso de contabilidade básica, se você for organizado e usar as ferramentas disponíveis no mercado, será fácil gerenciar sua nova empresa sem dor de cabeça.
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