Contabilidade é a ciência que lhe ensina a usar os números ao seu favor.
Magaiver Galvão
Seja você um microempreendedor, autônomo ou até mesmo proprietário de uma pequena empresa, existem obrigações contábeis das quais você não pode se eximir. Assim, o mundo do empreendedorismo tem muitas riquezas, mas também sombras, que não encantam a todos no final de cada mês.
Porque sim, entre impostos, faturas, boletos, notas fiscais e guias, nem sempre é fácil manter a contabilidade quando se trabalha por conta própria. E se, segundo os dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), em 2023 existem nada menos do que 528.123 profissionais da contabilidade credenciados no Brasil (número que tem vindo a crescer ao longo dos anos), nem todos sabem fazer um balanço ou um fecho de contas anual!
Por isso é fundamental saber gerir não o seu dinheiro, mas a forma como é faturado, como é gasto, como é contabilizado. Tudo isto se assemelha a uma certa contabilidade, mas também e sobretudo: a um vasto campo de riscos e potenciais erros.
Não entre em pânico, entre software de contabilidade e livros de contabilidade, existem pequenas soluções para não se sentir mais sobrecarregado pelos eventos quando você trabalha por conta própria. Isso te interessa? Aqui estão nossas dicas para manter as contas em dia e sem dor de cabeça!
Contabilidade: usando software de faturamento autônomo
Quando você trabalha por conta própria, os números podem rapidamente se tornar seus piores inimigos quando você não os conhece bem. No entanto, ao contrário de uma empresa, um trabalhador independente tem uma vantagem significativa: a unificação de encargos em uma guia única mensal, a DAS.
Sigla para Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Guia única de pagamento dos impostos do Microempreendedor Individual (MEI).
Isto torna muito mais fácil gerir as suas contas, uma vez que foram estabelecidas regras de simplificação, distinguindo claramente os microempreendedores que optam pela formalização do seu negócio.
Portanto, é bastante fácil entender que as coisas são mais fluidas quando você é um microempreendedor individual. No entanto, os números têm isso para eles que tendem a enlouquecer algumas pessoas que não os conhecem e não tem tanta familiaridade. Se você não está por dentro das restrições, por que não usar um pequeno ajudante?
O software de faturação é perfeito para microempresários, pois ao contrário dos softwares de contabilidade mais complexos, eles simplesmente permitem que você emita suas notas fiscais eletrônicas e gerencie da melhor maneira possível. Aquela coisa de emitir nota fiscal à mão já é coisa do passado. Ter um programa para emitir notas é simples e as vezes até gratuito. Alguns dos softwares de faturamento mais populares incluem:
- Programa do SEBRAE para emissão de NF-e,
- NotaSoft
- NFe+
- Nota Grátis
- FREENFe
Apesar de todos terem uma versão gratuita, algumas ferramentas e funcionalidades só estão disponíveis em uma versão paga. Mas a princípio, quando seu faturamento ainda não for muito elevado, poder contar com uma dessas versões básicas e gratuitas já é mais que o suficiente. Vamos, agora é com você!
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Microempreendedor: acompanhe as suas contas regularmente
Parece algo óbvio, mas nem todos os empreendedores fazem. Mantenha suas contas regulares e organizadas. Um bom acompanhamento das suas cotações e das suas compras garante a qualquer empresário que se preze a gestão da melhor forma possível das suas contas. É importante pesquisar preços em vários fornecedores, acompanhar o aumento do preço da sua matéria prima e controlar seus custos de produção constantemente. Isso porque o seu preço de venda deve acompanhar o seu custo de produção, caso contrário, você terá prejuízo ou um baixo faturamento.
Para isso, alguns pontos são necessários se ter em conta:
O primeiro ponto é sempre guardar as notas ou cupons fiscais de todas as compras realizadas pela sua empresa, em ordem cronológica e de maneira organizada. Se você tiver um software que auxilie no lançamento dessas compras, melhor ainda. Se não tem um software, tente ao menos lançar tudo em uma planilha de Excel.
Um segundo ponto, não hesite em fazer um "livro de caixa". Quando eu falo livro, não precisa ser no conceito literal de um caderno de papel. Sabemos que as coisas evoluíram e tudo pode estar salvo no formato digital. Mas tenha em mente que é preciso ter um backup dos seus dados, seja na cloud ou em outro meio. Você não vai querer perder toda a informação importante do seu negócio, não é mesmo?
Em resumo, quanto mais claro, rigoroso e organizado você for, mais simples serão as coisas para você ao final de cada mês ou principalmente ao final do ano fiscal. Para microempreendedores, os lançamentos contábeis são apenas um passo!
Lembre-se que a partir do momento que você regulariza o seu negócio e cria um CNPJ, tem algumas obrigações que deve ter em conta. Esteja atento as regras (e às alterações nessas regras) para evitar qualquer tipo de problema.
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Contabilidade: mantenha registro das compras e vendas
Nem todos os microempreendedores costumam fazer um registro das compras e das vendas, mas esse é um ponto importante para ter maior controle do seu negócio. Um registro de compras é extremamente importante para um microempreendedor, principalmente para aquele que vende mercadorias. Se por exemplo, você faz bolos e doces para vender, é importante compreender o seu custo de produção (valor dos produtos + tempo dedicado a produção) para conseguir precificar o seu produto.
Um registro de compras permite assim orientar-se para gerir as suas contas com maestria.
Além disso, é importante registrar as suas vendas. Só assim você terá um controle de ponta a ponta da sua produção.
Hoje já existem softwares gratuitos para controle de vendas e emissão de notas fiscais. Você também pode usar um Excel para fazer o seu controle financeiro de compras e de vendas, além claro, dos outros custos fixos e variáveis do seu negócio.
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Microempreendedor: tenha uma conta bancária profissional
Apesar de não ser uma exigência legal a abertura de uma conta pessoa jurídica para os microempreendedores ou profissionais autônomos, é importante abrir uma conta específica para o seu negócio. Algumas das vantagens que podemos listar são:
- Maior credibilidade para o seu negócio
- Mais facilidade de vendas para outras empresas
- Melhor controle financeiro das contas (separar o dinheiro da pessoa física do dinheiro da pessoa jurídica)
- Facilidade de entender o volume de negócios do seu empreendimento
Uma conta bancária profissional, que é logicamente diferente da conta pessoal, vai ajudar no seu controle de contas e em contrapartida, na sua contabilidade. Fica muito mais fácil fechar suas receitas e despesas da empresa se tiver uma conta bancária exclusiva para o seu negócio.
Esta conta bancária vai comprovar todas as transações financeiras relacionadas com o seu negócio, independente da sua conta de pessoa física. Você conseguirá acesso muito mais rapidamente as informações do seu negócio.
MEI: guarde cópias e segundas vias para administrar suas contas
Quantas vezes nossos pais nos disseram para fazer e guardar cópias de papéis importantes? Nunca estiveram tão certos como quando se tem uma microempresa! Além de ser também uma obrigação legal guardar as segundas vias de todas as notas fiscais emitidas pela sua empresa. Você não vai querer arriscar e agir fora da lei.
Ter os documentos é a garantia que você pode provar certas coisas. Além disso, seus documentos contábeis devem ser guardados cinco ou dez anos após a data de emissão, o que é sempre importante ressaltar. Porque sim, nem sempre pensamos nisso, mas é um ponto importante. Se você emitir notas em papel, precisa pensar em um espaço físico, se você já emitir notas eletrônicas, o que penso ser a realidade atual da grande maioria, precisa pensar no armazenamento digital dos documentos.
No entanto, agora existem novos truques para manter sua casa organizada e, depois de dez anos, se seu negócio estiver prosperando, não precisar encher uma sala inteira com comprovantes de cobrança e outros registros contábeis.
A solução? Novas tecnologias! Tal como um contabilista, algumas plataformas online permitem-lhe guardar os seus documentos de forma desmaterializada, assegurando ao mesmo tempo que os tem em papel em casa.
Soluções de armazenamento online, como a nuvem, são ótimas maneiras de fazer isso e garantem uma contabilidade ideal em caso de problema. Mas claro, esperamos que nunca precise!
Cursos básicos de contabilidade podem te ajudar a entender melhor os fundamentos básicos, o que é um balanço, uma demonstração de resultados, entender o seu patrimônio e muito mais.
Saber encontrar o momento certo para fazer a sua contabilidade
Sim, pode parecer óbvio dizer isso, mas para muitos empreendedores a contabilidade é uma etapa que tem mais a ver com uma obrigação do que com um prazer. É por isso que você deve ter todas as condições para fazer os números fluírem da melhor maneira possível.
Apoiado em um software de contabilidade, uma planilha de Excel ou documentos comprovativos, o momento da prestação de contas deve ser um momento em que se sinta bem, sem pressão ou agitação à sua volta. Um momento em que seu cérebro está disponível para processar, receber e analisar as diversas cobranças, pagar e quitar seus impostos ou a verificação das taxas a serem cobradas.
Resumindo, fique tranquilo, vai dar tudo certo!
Entenda que ser um empresário individual nem sempre é fácil quando se trata de manter suas contas. Da atividade artesanal à atividade profissional, nem todos se sentem acolhidos para fazer um balanço contabilístico, ou, pelo menos, para perceber o funcionamento dos números.
Felizmente, com algumas dicas bem escolhidas e acertadas, as contribuições previdenciárias, os impostos devidos, a prestação de serviços e as receitas e despesas serão mais fluidas, mais prazerosas. Esperamos ter ajudado você nessa grande aventura que é a empresa por conta própria! Caso ainda não tenha segurança para se arriscar com os números e os fundamentos contábeis, uma aula particular de contabilidade pode ser um bom caminho. Agora cabe a você!
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